Leda på distans

Många teams har ställt inför utmaningen att arbeta helt på distans under pandemin. Till en början verkade arbetet på distans vara temporärt men allt fler företag väljer nu att låta sina anställda välja själv om de vill komma tillbaka till kontoret eller fortsätta arbeta på distans. Vilket sätter stor press på att arbetet fortsätter att flytta på när teamet arbetar flexibelt. Det är du upp till dig som manager att planera så att allt fungerar och att varje person känner samhörighet till sitt team. För att hjälpa dig som manager att leda på distans har vi tagit fram en rad olika tips som kan hjälpa dig kommunicera och motivera ditt team.

Så leder du på distans

Att leda på distans betyder inte att man måste ändra sitt ledarskap. Istället måste vi anpassa vår ledarskap till de förutsättningar vi har. Kommunikation och motivation är två viktiga egenskaper som vi behöver ta med oss när vi ställs inför utmaningen att leda på distans.

Fungerande kommunikation

När man inte kan träffas dagligen är det viktigt att kommunikationen fungerar och att man sätter klara mål och gemensamma möten där man kan diskutera allas arbete under dagen. Här blir det extra viktigt att ta vara på digitala verktyg för att kommunikation mellan teamet ska flytta på och att alla vet vad som förväntas av dem.

Motivera ditt team

När man arbetar på distans kan motivationen börja svaja. Det är därför viktigt att du som ledare tar dig tid till var och en i ditt team där ni one-on-one har möten och kan diskutera utveckling och utmaningar personen har ställts inför. Att visa tillgänglighet till sitt team är också en viktig del så att man lätt kan höra av sig ifall man har frågor eller vill pitcha en idé.

Skapa tydliga gränser

När man arbetar hemifrån blir gränsen mellan jobbet och hemmet allt mer suddig. För skapa tydlig gräns när arbetet ska vara slut måste man se till att det finns klara rutiner där alla i teamet är medvetna om sina enskilda arbetsuppgifter och gemensamma mål. Om man inte har dagliga möten inbokade kan det vara bra att planera in en kortare check in när man startar på morgonen och en när man avslutar på eftermiddagen. Detta kan kan hjälpa teamet att hålla sig motiverade och strukturerade i sitt arbete.

Alla ska bli sedda och hörda

Den sociala aspekten som finns på kontoret faller lätt bort när man arbetar på distans. Därför är det viktigt att du som manager ser till att alla blir hörda och sedda trots att ni bara ses över nätet. De gemensamma kaffe pauserna faller bort så tänk på att variera samtalsämnen när ni hörs och hör efter hur varje person i ditt team mår. Att känna tillhörighet är en viktig del för att ett team ska fungera och att ingen ska känna sig utanför.

Planera gemensamma aktiviteter

Ett sätt att hålla gemenskapen igång i teamet kan vara att planera aktiviteter där hela teamet kan närvara. Det kan vara industri relaterade där man får lära sig något nytt genom att delta i en workshop eller en webinar online. Man kan också ha gemensam fikapaus eller att man spelar ett spel. Träna tillsammans kan också vara ett bra sätt att få variation i arbetet och se till att man inte blir stillasittandes för länge. Diskutera med ditt team och se vilken aktivitet de helst skulle vilja göra. 

Digitala verktyg

Använd de digitala verktygen väl. Med detta menas att du sätter upp system där ni lätt kan kommunicera och boka in möten. Det ska gå lätt att kommunicera när frågor kommer upp eller när man behöver boka in ett spontant möte för att diskutera något. Testa olika digitala verktyg för att se vad som passar ditt team bäst. Välj system som fungerar väl tillsammans och som är användarvänliga. Exempel på digitala verktyg för kommunikation och planering är Microsoft Teams, Zoom, Slack och Trello.

Eget ansvar

Ge ditt team chansen att ta eget ansvar. Motivera var och en att komma med ideér som kan bidra till teamets gemensamma mål. Låt dem sätta delmål och stötta dem längs vägen. Glöm inte att fira! Fira att ni har nått ett mål eller att någon fyller år! Skapa gemensamma stunder där ni firar tillsammans även om ni inte kan ses rent fysiskt.

Sammanfattning

Vi hoppas att dessa tips kommer hjälpa dig som leder ett team på distans. I och med att allt fler väljer att jobba helt eller delvis på distans är det viktigt att man se över sina rutiner och hur kommunikationen i teamet fungerar. Testa olika verktyg för att skapa struktur och lätt kommunikation i ditt team. Varje team är unikt så det är viktigt att man testar runt och ser vad som passar ens team bäst. Glöm inte att kommunikation är nyckeln till framgång när man har ett team på distans!