Så fungerar ett aktivitetsbaserat kontor

Många känner en viss oro över hur ett aktivitetsbaserat kontor skulle fungera i praktiken. Men oroa dig inte! Det viktigaste du måste göra innan du implementerar ett aktivitetsbaserat kontor är att planera väl. Alla företag har olika behov och för att ditt aktivitetsbaserat kontor ska fungera på bäst sätt måste du planera efter de arbetsuppgifter som finns. Så vad är egentligen ett aktivitetsbaserat kontor och hur planerar man för det på bästa sätt?

Vad är ett aktivitetsbaserat kontor?

I ett aktivitetsbaserat kontor har de anställda inga specifika platser. Istället ska kontoret vara utformat för att de anställda ska kunna flytta runt till olika platser (zoner) utifrån deras behov och arbetsuppgift. För att detta ska fungera optimalt krävs även att man arbetar på ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Beroende på den arbetsuppgift som man har ska man kunna sitta eller stå vid olika bord eller lounge områden i lokalen. Det är också viktigt att man inkluderar tysta zoner i ett aktivitetsbaserat kontor fritt från ljud. Möjligheten att sätta sig i ett tyst rum eller kunna ta ett samtal är A och O för att alla ska kunna utföra sitt arbete på bästa sätt. 

Vilka är fördelarna med ett aktivitetsbaserat kontor?

Ett aktivitetsbaserat kontor öppnar upp för bättre kommunikation och interaktion på företaget. Detta kan i sin tur leda till en starkare företagskultur där medarbetarna kan utbyta kunskap och ideér med varandra. Det leder även till en plattare organisationsstruktur i företaget. Managers och medarbetare rör sig mer tillsammans vilket bidrar till snabbare kommunikation. Olika avdelningar kan även lättare ta kontakt och jobba tillsammans för att lösa eventuella problem.

Att röra på sig är viktigt för hälsan. Speciellt om man har ett väldigt stillasittande jobb. För god ergonomi på arbetsplatsen är man rekommenderad att ställa sig upp och röra lite på sig minst varannan timme. Helst oftare. Studier visar att om man sitter stilla mer än 3 timmar har det stor negativ påverkan på vår kropp. Med olika platser avsedda för olika arbetsuppgifter blir det automatiskt att de anställda rör på sig oftare. Vilket bidrar till bättre hälsa. 

Aktivitetsbaserat kontor medför även ökad flexibilitet och tillit. Genom att ha olika arbetsplatser (zoner) kan de anställda själva välja vart de ska utföra sitt arbete. Att få styra över sin egen tid och vart man sitter skapar även tillit mellan den anställde och företaget. Eget ansvar gör även att man presterar bättre. Dock är det viktigt att man ser till att checka in med sina anställda. Se till att alla känner sig sedda och hörda.

Till sist kommer vi till en mycket viktig del som hör ihop med den förbättrade kommunikationen på arbetsplatsen och det är den sociala aspekten. Många som har tillämpat ett aktivitetsbaserat kontor säger att den sociala aspekten på företaget har förbättrats. De anställda känner att de kan samarbeta bättre med varandra genom de interaktioner som sker i de olika zonerna. Det bidrar även till att alla på kontoret kan lära känna varandra på ett djupare plan och klyftor mellan olika avdelningar kan minskas.

Vilka utmaningar finns?

Trots de många fördelar som tillkommer med ett aktivitetsbaserat kontor finns det utmaningar som behöver ses över. Flertal studier visar på minskad koncentrationsförmåga och avskildhet hos de anställda. Även fast kommunikationen på arbetsplatsen har förbättrats. Det är därför viktigt, som tidigare nämnt, att inkludera tysta rum där de anställda kan sätta sig och arbeta ostört när det behövs. 

En studie av Victoria Wahlström visar även på försämrad ergonomi på ett aktivitetsbaserat kontor. Hon följde ett företag som ändrade från ett mer traditionellt arbetssätt till ett aktivitetsbaserat. De anställda sa framförallt att ergonomin hade försämrats på grund av att man inte orkade ställa in skrivbord eller liknande när man bytte arbetsplats under dagen. Det bidrog till att de anställda fick mer problem med både axlar och rygg. Man bör därför föra en konversation med de anställda där man går igenom hur viktigt det är med ergonomin och att ställa in sina bord och stolar när man byter plats.

Att inte ha tillgång till en fast plats kan även bidra till stress och oro hos vissa anställda. Detta beror på att man finner trygghet i att ha en fast plats som man går till för att arbeta. Att inte veta vart man ska sitta när man kommer till jobbet kan då bidra till att man känner sig mer stressad och det tar längre tid innan man kommer till ro. Att även behöva förflytta sig flera gånger kan leda till att man känner sig ineffektiv eftersom mycket tid går till att hitta en ny plats att sitta på. Dock är det viktigt att ha i åtanke att det är väldigt ergonomiskt för kroppen att ställa sig upp och röra på sig. Det aldrig är bra att vara sittande under för långa stunder.

Hur ska man planera ett aktivitetsbaserat kontor?

Hur ett aktivitetsbaserat kontor ser ut är olika för alla. Det beror framförallt på vad för slags arbete man utför på kontoret. Det viktiga när man har ett aktivitetsbaserat kontor är att man tänker över de olika arbetsmoment som de anställda ställs inför. Det kan till exempel vara tillgång till olika mötesrum där man  ostört kan ha kundmöten eller rum där man i grupp kan sitta och diskutera olika projekt.

Alla behov behöver mötas så göra en grundlig analys innan du startar. Fråga även dina anställda vad de behöver och vad som passar deras arbetssätt. Likt alla kontor finns det alltid utmaningar, inkludera dessa i din plan. Hur ska utmaningarna lösas? Fundera även på hur du ska kunna lösa problem såsom buller, ergonomiskt arbetssätt och kommunikation när personer sitt utspritt i lokalen. Sätt även upp klara regler som beskriver vad som är tillåtet och vad som inte är det så alla är på samma plan.

Det tar tid att ändra ett arbetssätt om man tidigare har arbetat från bestämda  kontorsplatser. Därför är det viktigt att du som är chef eller manager för ett team uppmuntrar alla medarbetare att utnyttja det nya arbetssättet och den nya utformningen av kontoret. Efter är det även viktigt att man utvärderar hur arbetet har gått och om något behöver ses över. Lyssna på dina anställda, ta emot feedback och gör de förändringar som behövs. Men ge det först lite tid. Att ändra sättet man kanske har jobbat hela sitt liv är inte alltid så lätt och kan ta ett tag.

Sammanfattningsvis

Så vad krävs för att lyckas med ett aktivitetsbaserat kontor? Planering, planering och återigen planering. Glöm inte heller att inkludera dina anställda när du planerar för ett aktivitetsbaserat kontor. Det finns även möjligheter att sitta i ett coworking space där man får tillgång till olika zoner för att utföra ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Vill du veta mer är det bara att höra av sig till oss! På Sanna Office Hub hjälper vi dig skapa mer tid till verksamheten så ditt företag kan växa